Yritystoimintaan liittyy useita oikeudellisia kysymyksiä ja riskejä, joiden huomioiminen on tärkeää. Jo yrittäjäksi ryhtyminen ja yrityksen perustaminen vaatii huolellisia valmisteluita ja oikeudellista arviointia. Yritystoimintaa voidaan harjoittaa useassa oikeudellisessa muodossa, muun ohella avoimena yhtiönä, kommandiittiyhtiönä tai osakeyhtiönä. Yhtiömuodot eroavat toisistaan muun muassa omistajien ja johdon vastuiden sekä perustamistapojen osalta. Tässä kirjoituksessa keskitytään osakeyhtiöihin, joita säännellään osakeyhtiölaissa.
Tässä kirjoituksessa käsiteltävät yritysasiat keskittyvät yhtiöoikeuteen, joka kattaa oikeudenalana muun ohella:
- yhtiön perustamisen, purkamisen ja rekisteristä poistamisen;
- yhtiön päätöksenteon, johtamisen ja edustamisen;
- osakkaiden ja johdon oikeudet sekä velvollisuudet; ja
- osakkaiden, johtohenkilöiden ja tilintarkastajan vastuun.
Osakeyhtiön hallinto ja edustaminen
Osakeyhtiön hallinto (corporate governance) kattaa laajasti erilaiset osakeyhtiön hyvän hallinnointitavan elementit sekä päätöksenteon valvonnan, läpinäkyvyyden ja tiedottamisen. Yhtiön edustaminen tarkoittaa yhtiön nimissä sen laillisena ja kelpoisena edustajana toimimista yhtiön toimialaan kuuluvissa toimissa. Yhtiön edustaja voi esimerkiksi saada yhtiön sidotuksi erilaisiin sopimuksiin. Ensisijaisesti yhtiötä edustaa hallitus. Toimitusjohtaja voi edustaa yhtiötä hänen toimivaltaansa kuuluvissa asioissa. Näiden edustamisoikeus on laaja, kunhan toimet kuuluvat yhtiön toimialaan. Yhtiö voi merkitä kaupparekisteriin rajoituksen, jonka perusteella yhtiötä ovat oikeutettuja edustamaan vain kaksi tai useampi henkilö yhdessä. Myös yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä edustamisoikeudesta, ja se voidaan esimerkiksi antaa vain tietylle hallituksen jäsenelle tai tarvittaessa ulkopuolisellekin.
Hallitus
Osakeyhtiöllä on aina oltava hallitus. Hallitukseen kuuluu 1–5 jäsentä, jos yhtiöjärjestyksessä ei muuta määrätä. Jos jäseniä on useampi kuin yksi, on valittava hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen tehtävänä on yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukainen järjestäminen, ja se vastaa yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä sekä yhtiökokouksen päätösten toimeenpanosta. Kaikki muut tehtävät paitsi osakeyhtiölaissa tai yhtiöjärjestyksessä hallintoneuvostolle, yhtiökokoukselle tai toimitusjohtajalle määrätyt tehtävät kuuluvat hallitukselle.
Hallitus kokoontuu sen jäsenen tai toimitusjohtajan pyynnöstä tarvittaessa. Hallitus on pääsääntöisesti päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on paikalla. Enemmistön mielipiteestä tulee hallituksen päätös, jollei yhtiöjärjestyksessä edellytetä määräenemmistöä. Äänten tasatilanteessa hallituksen puheenjohtajan ääni ratkaisee. Kokouksesta on laadittava aina pöytäkirja, joka hallituksen puheenjohtajan ja mahdollisen yhden muun jäsenen on allekirjoitettava.
Toimitusjohtaja
Osakeyhtiöllä voi olla toimitusjohtaja. Toimitusjohtaja toimii hallituksen alaisuudessa ja hoitaa sen ohjeiden mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa sekä tekee pienimuotoisempia päätöksiä. Toimitusjohtaja voi edustaa yhtiötä laajasti ja allekirjoittaa sen nimissä sopimuksia. Yhtiön toiminnan laajuuteen ja laatuun nähden epätavallisia tai laajakantoisia toimia toimitusjohtaja ei pääsääntöisesti saa tehdä ilman hallituksen erillistä valtuutusta. Tällaisia voivat olla ainakin yhtiön normaalin liiketoimintaan kuulumattomat toimet. Toimitusjohtaja vastaa myös osaltaan yhtiön kirjanpidon lainmukaisuudesta ja varainhoidon luotettavasta järjestämisestä. Toimitusjohtaja toimii yhteistyössä hallituksen kanssa ja on velvollinen antamaan hallitukselle tiedoksi hallituksen tehtävien hoitamiseksi tarpeelliset asiat. Toimitusjohtajan valitsee hallitus, ja se voi olla hallituksen jäsen tai täysin ulkopuolinenkin. Toimitusjohtajan oikeuksista ja velvollisuuksista sovitaan yleensä toimitusjohtajasopimuksessa. Toimitusjohtaja ei ole varsinaisessa työsuhteessa yhtiöön ja hän voi erota tai tulla erotetuksi milloin tahansa. Erottamisesta päättää hallitus.
Yhtiön johtohenkilöiden vastuu
Hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja toimivat luottamustehtävässä. Hallituksella on huomattavaa harkintavaraa yhtiötä velvoittavien päätösten tekemisessä. Hallitukselle ja toimitusjohtajalle myönnetään vastuuvapaus varsinaisessa yhtiökokouksessa. Tällöin näiden todetaan toimineen osakkeenomistajien valtuutuksen mukaisesti ja hallituksen sekä toimitusjohtajan kuluneella tilikaudella tekemät päätökset ja toimet hyväksytään. Vastuusta vapauttaminen on yhtiön johdon kannalta merkittävä päätös.
Yhtiön johdon on huolellisesti toimien edistettävä yhtiön etua. Tehtävässään yhtiölle aiheuttamansa vahingon hallituksen jäsen ja toimitusjohtaja on velvollinen korvaamaan, jos vahinko on aiheutettu tahallaan tai huolimattomasti tämän huolellisuusvelvoitteen, muun osakeyhtiölain säännöksen tai yhtiöjärjestyksen vastaisesti toimimalla. Osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle aiheuttamansa vahingon hallituksen jäsen ja toimitusjohtaja on velvollinen korvaamaan, jos vahinko on aiheutettu tahallisesti tai huolimattomasti osakeyhtiölain muuta säännöstä kuin huolellisuusvelvoitetta tai yhtiöjärjestystä rikkomalla. Kanne yhtiön johdon vastuuseen saattamiseksi on nostettava viiden vuoden kuluessa sen tilikauden päättymisestä, jona kanteen perusteena oleva toimi tehtiin tai siihen ryhdyttiin. Hallituksen ja toimitusjohtajan korvausvastuuta yhtiötä kohtaan voidaan rajoittaa vastuunrajoituksella yhtiöjärjestyksessä, jos kaikki osakkeenomistajat tähän suostuvat.
Yhtiökokous
Yhtiökokous on osakeyhtiön tärkeintä ja ylintä päätösvaltaa käyttävä toimielin. Yhtiökokouksessa voidaan päättää kaikista yhtiön toimintaan, talouteen tai esimerkiksi osakkeenomistajien yhdenvertaisuuteen liittyvistä asioista, joista yhtiön hallitus tai toimitusjohtaja eivät voi osakeyhtiölain tai kaupparekisteriin rekisteröitävän pakollisen yhtiöjärjestyksen mukaan päättää.
Yhtiökokoukseen osallistuvat edustettuina osakeyhtiön osakkeenomistajat. Jokaisella osakkeenomistajalla on osallistumisoikeus yhtiökokoukseen. Osakkeenomistaja voi käyttää yhtiökokouksessa avustajaa tai osakkeenomistajan puolesta kokoukseen osallistuvaa asiamiestä. Osakkeenomistaja voi myös saattaa asioita yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Myös hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenet sekä toimitusjohtaja saavat pääsääntöisesti olla läsnä yhtiökokouksessa. Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat on pidettävä osakkeenomistajien nähtävillä ennen kokousta sekä sen jälkeen, millä turvataan osakkeenomistajan tiedonsaantioikeus.
Varsinainen yhtiökokous
Osakeyhtiössä on aina järjestettävä vuosittain kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä varsinainen yhtiökokous. Osakeyhtiölaki sisältää tarkat määräykset yhtiökokouksen menettelyistä, muun ohella kokoukseen kutsumisesta ja sen ajasta. Yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on mainittu kokouskutsussa tai joka on yhtiöjärjestyksen mukaan käsiteltävä yhtiökokouksessa. Varsinaisessa yhtiökokouksessa päätetään aina seuraavista asioista:
- tilinpäätöksen vahvistaminen (mahdollisessa emoyhtiössä myös konsernitilinpäätöksen vahvistaminen);
- taseen osoittaman voiton käyttäminen;
- vastuuvapauden myöntäminen hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenille sekä toimitusjohtajalle;
- hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenten ja tilintarkastajan valinta (jos osakeyhtiölaki tai yhtiöjärjestys ei muuta määrää); ja
- muut yhtiöjärjestyksen mukaan varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat.
Päätöksenteko tapahtuu äänestämällä. Päätöksenteolle on tarkat edellytykset osakeyhtiölaissa. Päätökseksi tulee lähtökohtaisesti se ehdotus, jota yli puolet annetuista äänistä on kannattanut. Tietyissä laissa säädetyissä tilanteissa vaaditaan kuitenkin määräenemmistö eli 2/3 annetuista äänistä. Osakkeenomistajan äänten määrä määräytyy pääsääntöisesti hänen omistamiensa osakkeiden äänimäärän mukaan (ääni per osake). Yhtiöjärjestyksessä voidaan kuitenkin määrätä äänten määräytymisestä toisin ja esimerkiksi äänivallattomista osakkeista. Virheellisesti syntynyt yhtiökokouksen päätös voidaan mitätöidä, jos osakkeenomistaja on nostanut kanteen yhtiötä vastaan. Päätöksenteon oikeellisuuden kannalta on siis tärkeää tuntea sekä osakeyhtiölaki että yhtiön yhtiöjärjestys.
Ylimääräinen yhtiökokous
Tarpeen vaatiessa voidaan järjestää aina myös ylimääräinen yhtiökokous. Ylimääräisen yhtiökokouksen pitämiseen voi olla myös velvollisuus, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään, hallitus pitää sellaista tarpeellisena, osakkeenomistaja tai tilintarkastaja vaatii sellaista tai hallintoneuvosto pitää sellaista yhtiöjärjestyksen nojalla tarpeellisena. Ylimääräisessä yhtiökokouksessa voidaan käsitellä kaikkia asioita, jotka on käsiteltävä yhtiökokouksessa osakeyhtiölain tai yhtiöjärjestyksen perusteella.
Osakassopimuksesta yleisesti
Osakassopimus on sopimus, jolla sovitaan yhtiön omistajien (jos useampi kuin yksi henkilö) oikeuksista ja velvollisuuksista suhteesta toisiinsa sekä yhtiöön. Osakassopimus laaditaan yleensä jo ennen yrityksen perustamista, ja sen osapuoliksi tulevat useimmiten kaikki osakkeenomistajat sekä itse yhtiö. Osakassopimus määrittää sen osapuolten välisiä suhteita ja sitoo niitä. Osakassopimuksen rikkominen voi johtaa ankaraankin taloudelliseen vastuuseen esimerkiksi sopimussakonmaksuvelvollisuuden kautta. Osakassopimuksen rikkomisen varalta sovitaankin yleensä sopimussakosta, vahingonkorvauksesta ja sopimusta rikkoneen sopijapuolen osakkeiden lunastamisesta. Osakeyhtiön tekemien päätösten pätevyyteen osakassopimus ei vaikuta. Osakassopimus on yhtiön hallinnon ja omistajien riskienhallinnan kannalta merkittävä sopimus, jonka tarkoitus ja sisältö voivat vaihdella paljonkin. Siten osakassopimus aina syytä tehdä kirjallisesti oikeudellisen asiantuntijan avustuksella.
Osakassopimuksen sisältö
Osakassopimuksessa voidaan sopia monenlaisista asioista. Osakeyhtiölaki antaa raamit yhtiön toiminnalle, ja osakassopimuksella (yhtiöjärjestyksen lisäksi) voidaan täydentää tätä. Osakassopimus on vapaamuotoinen sopimus, jota osakeyhtiölaki ei suoraan sääntele. Pakottavat osakeyhtiölain säännökset täytyy kuitenkin huomioida sen laatimisessa. Tyypillisesti osakassopimuksessa sovitaan muun ohella:
- yhtiön omistuksesta ja sen jakautumisesta;
- liiketoiminnan tavoitteista;
- toimivallasta ja sen käytöstä yhtiössä;
- yhtiön hallinnosta ja päätöksenteosta;
- yhtiön rahoituksesta ja osakkaiden rahoitusvastuusta;
- osakkaiden työvelvoitteista ja tiedonsaantioikeudesta;
- voitonjaosta;
- osakkeiden lunastamisesta ja luovutuksista (good leaver ja bad leaver -ehdot) sekä osakkeiden arvostamisesta;
- immateriaalioikeuksien siirtymisestä yhtiölle;
- kilpailu- ja houkuttelukiellosta;
- salassapidosta; ja
- seuraamuksista sopimusrikkomustilanteissa.
Lunastusehdoilla sovitaan yleensä siitä, että yhtiössä työskentelyn lopettava osakas on velvollinen ja muut osakkaat oikeutettuja lunastamaan tämän osakkeet. Omistajanvaihdostilanteissa on tärkeää varmistaa, että uusi osakkeenomistaja sitoutuu osakassopimukseen.
Osakassopimus sisältää lähes aina määräyksiä kilpailukiellosta. Kilpailukiellolla suojataan yhtiötä ja osakkeenomistajia yhteisesti pyrkimällä pitämään keskeinen osaaminen yrityksen käytössä. Kilpailukiellon laajuus määrittää sen, mitkä kaikki toimet katsotaan kielletyksi kilpailevaksi toiminnaksi. Myös kilpailukiellon kestosta sopiminen on tärkeää. Kilpailukieltoehto voi olla ankara. Siksi sellaiseen sitoutuminen tulee harkita tarkkaan ja punnita sen tuomia rajoituksia osakkuudesta mahdollisesti seuraaviin etuihin. Varsinkin työntekijäosakkaan tulee muistaa, että kilpailukieltoehto voi estää uudelleentyöllistymisen työsuhteen päättyessä osakeyhtiön kanssa.
Salassapidosta sopiminen on tärkeää. Tältä osin osakassopimuksessa tulisi yksilöidä salassa pidettävät tiedot tarkkaan sekä sopia niiden sallituista ja kielletyistä käyttötavoista. On tärkeää sopia siitäkin, kuinka kauan velvollisuus tietojen salassapitoon pysyy voimassa.